Avainsana: yleisötapahtumat

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä osassa pohditaan peruskysymyksiä, jotka on hyvä miettiä jo toteutuksen alkuvaiheilla.

Muunnetaanko tapahtuma, tehdäänkö uutta?

Verkkotapahtuma fyysisen tapahtuman sijaan nähdään herkästi muunnoksena; pyritään tekemään verkkotuotantona mahdollisimman tarkkaan se mitä olisi tehty salissa, lavalla tai luokassa. Lähtökohdassa ei toki ole mitään väärää, mutta nähdäkseni se on vain yksi filosofia. Toinen hyvä kysymys on mittakaavassa, onko tarkoitus tehdä verkossa jotain yhtä suurta kuin paikan päällä, vai onko suuntana jotain pienempää.

Jatko ei tietenkään ole näin yksiselitteinen, mutta näitä kahta vastausparia pohtimalla ja linjan vetämällä saa jo huomattavasti selkeämmän lähtökohdan, jossa on vähemmän tilaa epätietoisuudelle.

Verkkotapahtuman filosofia:
a) Muutetaan peruttu tapahtuma verkkoon: Siirretään verkkoon mahdollisimman tarkkaan se, mitä olisi tehty fyysisessä tapahtumassa. Pyritään tekemään jokainen mahdollinen yksityiskohta samalla tapaa.
b) Tehdään erillinen verkkotapahtuma: Tehdään samalle yleisölle suunnattu, mutta erilainen tapahtuma verkossa. Mietitään vaihtoehtoisia toteutustapoja, ollaan valmiita tinkimään autenttisuudesta.

Verkkotapahtuman mittakaava:
a) Sama mittakaava: Viedään perutun tapahtuman tuotantoarvot verkkoon, pyritään toteuttamaan kaikki suuret ohjelmanumerot ja sisällöt.
b) Pienennys: Toteutetaan verkkoon tapahtuma selvästi pienemmällä mittakaavalla.

Katsotaanpa nyt näitä kaikkia vaihtoehtoja, etuja ja haittoja, vaatimuksia ja mahdollisuuksia.

Muutetaan tapahtuma verkkoon

Tässä mallissa lähdetään liikkeelle listasta ohjelmanumeroita, joita oli suunniteltu alkuperäiseen tapahtumaan. Jokaiselle, joka vain verkkoon mitenkään on siirrettävissä, etsitään toteutustapa, joka noudattaa alkuperäisiä lähtökohtia mahdollisimman hyvin. Sanoman ydin on korostaa harrastuksen jatkuvuutta ja turvallisuutta.

Eduksi voi laskea selkeän lähtökohdan. Suunniteltuja ohjelmasisältöjä voi katsoa yksi kerrallaan ja etsiä niille realistisen toteutustavan verkkoon. Paneelikeskustelu muuttuu nettipaneeliksi, luennot luennoidaan kotoa, kaikki verkon yli järjestettävissä olevat kilpailut ja show’t toteutetaan samoin palkinnoin ja mahdollisimman samoin säännöin. Samat aktiivit voivat pitkälti koordinoida toimintaa ja nettitekniikan hoitajien tehtäväksi jää toteuttaa varsin selkeästi tavoiteltu formaatti. Parhaimmillaan tapahtuma pystyy tarjoamaan lähes saman fiiliksen samalle yleisölle.

Haaste tulee herkästi talouden puolelta. Jos lipputulot ovat pääasiallinen tulonlähde, niitä on vaikea saada verkkotapahtumaan. Paikan päällä tehtävään tavaramyyntiin perustuvat sponsorisopimukset ovat myös poissa pelistä. Mielialat voivat olla matalalla, kuten aiemmin todettua ja moni sisällöntuottaja saattaa käpertyä peiton alle odottelemaan fyysisten kokoontumisten paluuta.

Tehdään erillinen verkkotapahtuma

Tässä mallissa fyysinen tapahtuma jää välistä tai lykkääntyy myöhemmälle, mutta alkuperäisen tapahtuman ajankohdalle tai sen lähelle halutaan tehdä jotain korvaavaa sisältöä. Lähdetään tyhjältä pöydältä etsimään saman teeman tuotantoja, sekä aivan uusia ajatuksia että tuttujen ohjelmanumeroiden uusia formaatteja. Sanoman ydin on korostaa harrastuksen luovuutta ja muuntautumiskykyä.

Eduksi voi laskea hyvän mahdollisuuden skaalata. Inspiraatio voi saada hieman uutta potkua mikäli moni tekijä näkee mahdollisuuden ajatella laatikon ulkopuolella. Perinteiset ratkaisut niin sijaintien kuin formaattien osaltakin voidaan unohtaa ja käyttää tilaisuutta kokeilla uusia asioita, ravistellen samalla tomuja ehkäpä liiankin tutuiksi käyneistä konsepteista. Parhaimmillaan tapahtuma pystyy tarjoamaan positiivisen suunnan eteenpäin edustamalleen harrastuskentälle ja rohkaisemaan uuden ajattelua.

Tässäkin talous on selvä haaste ja tekijäporukka voi vaatia muutoksia. Monelle muutos voi olla liian suuri ja niin inhimillinen inspiraatio kuin käytännön aika- ja muut rajoitteetkin voivat tulla vastaan. Paras lieneekin pohtia erillistä tapahtumaa osin erillisellä porukalla, tai ainakin eri työnjaolla.

Skaalan pohdinta

Oli toteutustavan filosofia mikä vaan, mittakaavasta on hyvä päättää. Raha on useimmiten tiukalla, joten on syytä varmistaa paljonko sitä voi turvallisesti käyttää ja onko mitään tulonlähteitä tiedossa. Yhtä tärkeää on pohtia mitä rahalla saa. Webbikameran ääressä istuminen ei mitään maksa, mutta kuluja alkaa tulemaan mikäli tarvikkeita pitää ostaa tai lainata, kuljetuksia järjestää, tekijänoikeuskorvauksia tilittää tai palkintoja hankkia. Jos tapahtumallasi on periaatteena kiittää vapaaehtoisia tekijöitä jollain tapaa, oli se sitten saunaillalla tai t-paidalla, on mielestäni rehellistä tiedostaa myös nettitapahtuman tekemiseen menevän reilusti aikaa ja kahvia.

Yksi tapa skaalan pohdintaan on jakaa eri toteutettavat verkkosisällöt/ohjelmanumerot eri tyyppisiin kategorioihin, tai laittaa niille avainsanoja.

Kategorioita voisivat olla vaikkapa:

1. Toteutetaan puhtaasti verkossa. Kukaan ei poistu kotoaan.
2. Toteutetaan helposti / maksutta saatavilla olevassa sijainnissa, johon asianomaiset pääsevät helposti.
3. Toteutetaan helposti / maksutta saatavilla olevassa, mutta logistiikkaa vaativassa sijainnissa.
4. Toteutetaan vuokrattavassa tai muutoin merkittäviä kuluja aiheuttavassa sijainnissa.

Skaalan pohdintaa helpottaviksi avainsanoiksi voi puolestaan miettiä eri sijaintipaikkoja, kustannusluokkia, ulkopuolisten tarvikkeiden tarvetta, tekijänoikeus- tai muita korvausmaksuja sekä muita välittömiä kuluja. Mahdollisesti avainsanoina voi jo tässä kohtaa käyttää tuotannon valmiusastetta, esimerkiksi onko ohjelmanumero kuinka lähellä valmista verkkoon, tai mitenkä paljon se edellyttää vielä työtä.

Mielestäni skaalan hyvin alustava pohdinta kannattaa tehdä melko lailla alussa. Tällä tavoin tiedät suunnilleen käytettävissä olevat resurssit ja voit palapelin elkein pohtia mitä kaikkea saat niihin mahtumaan.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: tuttuja ja uusia haasteita
>>> seuraava osa: raha

Koronaviruksen sulku yleisötapahtumille mahtui joillekin riskikartoitusten listoille, mutta eipä sitä kukaan vakavasti ottanut etukäteen. Tilanteen iskiessä minä ja monet muut tapahtumien järjestäjät pyrimme toimimaan parhaamme mukaan ja opimme siinä yhteydessä myös paljon sellaisista asioista, joiden emme kuvitelleet kuuluvan asiaan. Asiat, kuten viestintä ja raha olivat tuttuja, kun taas ihmisen mielen toiminta yllätti monet.

Tunnetut haasteet

Jotkut haasteista olivat paremmin tunnettuja jo ennalta. Tapahtuman peruuntuminen erinäisistä syistä on asia, johon on tutustuttu jo monelta osin. Raha-asioista on myös vaikea tiivistää yhtä parasta neuvoa, sillä se vaihtelee niin hurjasti tapahtuman luonteesta toiseen. En pyri suinkaan vähättelemään näitä ongelmia, mutta niiden käsittelyssä on melko vähän pandemiakriisille ominaisia osia. Kriisille ominaisia osia puolestaan käsittelen tarkemmin myöhemmässä kohdassa.

Myös viestinnän opeissa oli paljon tuttua. Monia harjoiteltuja kriisiviestinnän varautumisoppeja on käytettävissä nyt ja niihin nojaamalla voi pärjätä huonoista uutisista hieman vähemmällä. Ehkäpä eniten kertausta kaivannut asia on muistuttaa viestinnän selkeydestä. Tiedotteessa lipsuu etenkin tällaisena aikana herkästi sivuraiteille, kun oleellista on kertoa mitä nyt tapahtuu. Taustatarinoita voi availla sitten blogeissa tai nettikeskusteluissa, mutta tiedotteessa on hyvä päästä suoraan asiaan.

Verkkolähetysten toteuttaminen sinänsä on myös tuttu laji, mutta sen pelisäännöt muuttuvat kummasti pandemian alla. Perinteisessä verkkolähetyksessä sisältö tulee itse tapahtumapaikalta, kamerat ovat salissa keskellä yleisöä. Kamera on toki kamera ja mikrofoni on mikrofoni, mutta puitteiden täydellinen muutos vaikuttaa asiaan uusilla ja yllättävillä tavoilla. Mikäli nettitapahtuman tarkoitus on lähinnä paikata peruuntuneen tapahtuman tunnelmaa, on usein myös budjetti pieni murto-osa aiemmasta. Haaste on siis osin tuttu, mutta osin seilataan täysin uusilla vesillä.

Ihmisen mieli

Psykologiaa tuntevat ovat olleet kovassa kysynnässä eri medioissa pandemiakriisin aikana. En tokikaan lähde kisaamaan heidän kanssa tunteiden ymmärtämisestä, mutta havainnoista voin puhua. Kun ensimmäiset tapahtumien peruuntumiset tulivat julki, into tehdä korvaavaa toimintaa verkossa oli suurta. Ihmisten halu auttaa ja tehdä hyvää kriisin keskellä on otettu vastaan riemulla. Tunteiden todellisuus on kuitenkin vallannut ihmisiä nopeasti, jonka myötä lukuisia verkkotempauksia on jäänyt tekemättä tai myöhästynyt. Tämä on varmasti suurin ja tärkein oppimäärä mitä yleisötapahtuman järjestäjä on pandemiasta saanut ja siitä jää opittavaa tulevaankin.

Epätietoisuus ohjaa ihmistä. Se saa ihmisen käpertymään kotiinsa ja vie voimat inspiraatiolta. Se on täysin luonnollista, eikä se korjaannu käskemällä. Omalta osaltani voin todeta, että jouduin melko rajusti pakottamaan itseni verkkotapahtumien tekoon, saati sitten tämän kirjoittamiseen. En muista koskaan inspiraation olleen näin hukassa. En selvästikään ole yksin. Ihmiset ovat väsyneitä ja keskittymiskyky kohdistuu vain selviytymiseen, ei elämiseen. Tästä epätoivon suosta on kuitenkin mahdollista päästä eteenpäin ymmärtämällä, että epätietoisuus on sen keskiössä. Mitä enemmän voit täyttää tyhjiötä selvillä suuntamerkeillä, sitä tehokkaammin viet tilaa epätietoisuudelta. Kun voit näyttää selkeitä suuntamerkkejä, annat ihmisille mahdollisuuden kulkea niitä pitkin.

”Tehdään jotain kivaa netissä” on todella kaunis ajatus, mutta kovin monelle liian epämääräinen. Katsokaamme siis vaihtoehtoja.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: sarjan esittely
>>> seuraava osa: korvike vai vaihtoehto?