Tekijä: Kyuu Eturautti

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Tässä osassa tiivistetään sarjan sisältö. Sarja päättyy.

Tuumasta toimeen siis

Kerätäänpä yhteen tässä opitut asiat vielä tiiviinä pakettina.

Epätietoisuus on todellinen haaste. Ihmisen mieli on haasteellisina aikoina herkällä ja on hyvä huomioida tämä tekijöitä ja apureita etsiessä. Epätietoisuuden vähentäminen madaltaa kynnystä.

Valitse tiimi sen mukaan kenellä on intoa nettitapahtuman tekoon. Se ei välttämättä ole sama tiimi kuin perinteisellä tapahtumalla. Ole ymmärtäväinen – kaikki eivät voi, osaa tai halua tehdä nettitapahtumaa vaan kaipaavat perinteistä. Ethän unohda heitä sitten, kun suuria kokoontumisia voi taas järjestää.

Tee linjanvedot nettitapahtuman luonteesta ja mittakaavasta. Päätä suuret linjat ensin pienellä ryhmällä ja lähde sitten täyttämään sopivaa formaattia. Voit toki joustaa hyvien ehdotusten tullessa esiin, mutta älä tarjoa sisällön tuottajille vain tyhjää pöytää.

Laske rahat ja huomioi toiminnan jatkuvat menot sekä tulojen katoaminen. Selvitä, voitko paikata tilannetta nettitapahtumaan sopivilla sponsoreilla. Muista huolehtia tekijänoikeusmaksuista.

Harkitse uutta lähestymiskulmaa. Ehkäpä nettitapahtuman ei tarvitse olla perutun fyysisen tapahtuman korvike, vaan se voi olla täysin irtonainen projekti? Käytä tilaisuutta hyväksesi uusien asioiden kokeilemiseen.

Tunne yleisösi ja kaiva vanhat kyselytulokset esiin. Muista, kenelle lähetystä teet ja valitse niin sisältö kuin työkalutkin heidät tuntien.

Laita tekniikka palvelemaan, ei määrittämään. Varmista lähetyksen äänenlaatu. Pyri järjestämään valmiita sijainteja ohjelmien taltioinnille tai lähetykselle, mutta varaudu auttamaan myös kotoa ohjelmiaan tuottavia.

Turvaa tapaamiset, käytä järjestyksenvalvojien osaamista ja varmista että isommat kuvaussessiot tapahtuvat turvallisesti. Muista vastuukysymykset ja pyri estämään ongelmat jo kaukaa ennalta.

Varaudu tapahtumatauon jatkoon. Aivan viime hetken tiedot kertovat, että moni alalla toimiva organisaatio varautuu isoimpien tapahtumien kieltoon vielä pitkälle ensi vuoteen. Lähteeksi toimijat siteeraavat julkishallinnolta saatuja tietoja. Toki hyvässä lykyssä näin ei ole, mutta varautua kannattaa.

Niin ja toki, pidä hauskaa. Väitän kovalla kokemuksella, että nettitapahtuman tekemisestä saa myös mielen iloiseksi siinä missä perinteisen fyysisen kokoontumisenkin tekemisellä. Puhumme kuitenkin harrastuksesta tässä ja harrastusta tehdään hyvän mielen vuoksi. Kriisi tai ei, ole huoleti, hyvää mieltä on yhä tarjolla.

Sarja ilmestyy ladattavaksi

Tämä blogisarja ilmestyy Säätöyhteisö B2 ry:n sivuille ladattavaksi PDF-muodossa, mutta se pysyy yhä myös blogina. Mikäli kokemukset lähiaikojen varrelta antavat osviittaa, harkitaan myös laajennetun painoksen tekemistä myöhemmin. Latauslinkki lisätään tähän sekä aloitusartikkeliin viikon päästä eli 7.6.2020, ja ilmoitan asiasta myös Twitterissä.

Blogisarjan tekstiä saa käyttää edelleen käyttöehdoin CC-BY-4.0-FI. Toisin sanoen, voit jakaa sisältöä edelleen, kunhan lähde mainitaan.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: Turvallisuus

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä osassa käydään läpi turvallisuusnäkökulmia lähetyssijaintien osalta.

Turvaa fyysiset tapaamiset

Mikäli järjestät paria henkeä suurempia tapaamisia, esimerkiksi lavaohjelman kuvauksia tai vastaavia, muista kiinnittää huomiota turvallisuuteen. Vaikka ihmismäärä jäisikin vain muutamaan kymmeneen, on ajankohtaisten varotoimien huomiointi vähintäänkin hyvä ajatus, mutta todennäköisesti myös hyvä tapa madaltaa osallistumisen kynnystä. Muista myös vastuukysymykset, sekä juridisen vastuun että mainehaittojen hallinnan osalta. Mikäli vain mitenkään mahdollista, käytä hyväksesi järjestyksenvalvojien osaamista pienessäkin mittakaavassa. Vaikka tapahtuma olisi liian pieni järjestyksenvalvojien asettamiselle tehtävään poliisin määräyksellä, heidän osaamista kannattaa silti hyödyntää.

Varmista tarvittavat suojatarvikkeet paikan päälle. Tilanteesta riippuen esille tulee tärkeimpänä käsien pesu ja/tai desinfiointi, lisäksi apuna voivat olla hengityssuojaimet sekä mahdolliset fyysiset erottimet, kuten pleksit. Kertakäyttöiset FFP2-hengityssuojaimet ovat helppo ratkaisu pieniin tarpeisiin. Kasvovisiirit ovat myös hyvä optio ja näiden askarteleminen sujuu myös omatoimisesti 3D-tulostimen ja piirtoheitinkalvon avulla. Kertakäyttöiset suojakäsineet ovat myös edullinen apu.

Pohdi tilojen käyttöä ja panosta normaaliakin enemmän opastukseen. Turvavälit ovat tila-asioiden A ja O, joten varmista että niiden noudattaminen onnistuu vaivattomasti ja ongelmatilanteet voidaan havainnoida nopeasti. Mikäli paikalle saapuvien henkilöiden määrässä on epävarmuutta, suunnittele kipurajat ja vaihtoehtoiset suunnitelmat.

Huolehdi siivouksesta. Varmista, että kertakäyttöiset suojavälineet, mukit, nenäliinat ja vastaavat menevät suoraan roskiin. Mikäli käytössä on tarvikkeita ja laitteita, joita käyttää useampi henkilö, tulee näiden desinfiointiin myös panostaa. Tähän voi käyttää esimerkiksi etanolipohjaisia desinfiointispray-tuotteita.

Hiemankin suuremmalla väkijoukolla on hyvä, että vastuu turvallisuusasioiden hoidosta on nimetyllä henkilöllä tai ryhmällä, mieluiten tehtävään asetetulla järjestyksenvalvojalla tai ainakin järjestyksenvalvojakoulutuksen käyneellä henkilöllä. Näin kukaan ei joudu epäkiitolliseen asemaan, jossa pitää puntaroida ajankäyttöään vaikkapa verkkolähetyksen tekniikan pystyssä pysymisen ja turvajärjestelyjen toteutumisen välillä. Mahdollisuuksien mukaan tällaisten henkilöiden tulisi olla myös näkyviä, esimerkiksi huomio- tai järjestyksenvalvojaliivien avulla. Pelkkä turvallisuudesta vastaavien henkilöiden selkeä näkyvyys rauhoittaa tilannetta ja vähentää huolia.

Hyvä ennakointi tukee turvallisuutta

Isoin osa turvallisuudesta on tehty jo ennalta. Koska haaste ja huoli ovat yhteisiä, on mielekästä myös paneutua turvallisuuden aiheisiin ennalta.

Varmista, että paikalle ei saavu henkilöitä, joilla ei ole ehdottoman välttämätöntä tarvetta olla mukana fyysisesti. Korosta, että kaikki työ on yhtä tärkeää, niin turvallisesti etänä tehty kuin paikan päällä suoritettava. Varmista, että paikan päälle tulemisesta ei tule minkään asteen kunnian mittaria.

Mahdollisuuksien mukaan on eduksi, että kaikki paikalle saapuvat ovat ainakin edellisen viikon ajan tarkkailleet omaa olotilaansa ja pyrkineet välttämään kaikkea mahdollista fyysistä kontaktia.

Turvallisuudesta vastaava henkilö voi edesauttaa kuvaustapahtuman turvallista sujumista järjestämällä kaikille osallistujille etukäteen neuvonta- ja keskustelutilaisuuden verkon välityksellä. Keskustelkaa matalalla kynnyksellä huolista, niiden ratkaisuista, sekä tavoista parantaa omaa ja muiden turvallisuutta. Avoin ja turvallinen keskusteluilmapiiri on tärkeää ja jo itsessään tärkeä osa tulevan tapaamisen onnistumista.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: Tekniikka (osa 2)
>>> seuraava (viimeinen) osa: Kertaus

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä ja edellisessä osassa käydään läpi verkkolähetyksen teknistä toteutusta.

Neuvoja nettipaneeleihin

Edelliset huomiot äänen ja muiden faktoreiden osalta ovat toki tärkeitä myös tehdessä useamman henkilön keskusteluja verkon yli. Usean hengen keskinäiset videoneuvottelut on helppo lähettää suoraan verkkoon laajalle yleisölle, tai taltioida myöhemmin lähetettäväksi. Kun äänet ja tarvittaessa kuva ovat tyydyttävällä tasolla, pohdi mittakaavaa ja operatiivista toimintaa.

Mittakaava voi tuoda esille teknologisia rajoitteita. Useimmissa videopalaverijärjestelmissä vaateet laitteistolle kasvavat hieman kovemmiksi aina jokaisen uuden osallistujan myötä. Neljän hengen keskustelu sujuu keveilläkin laitteilla, mutta kymmentä lähestyessä voivat tietyt laitteet kompastella. Tässä kohtaa laitteiden ikä painaa hintaa enemmän, sillä teknologia videosignaalin tehokkaaseen käsittelyyn on rakennettu muutaman viime vuoden ajan myös edullisimpiin suoritin- ja grafiikkapiireihin. Vähän vanhempi tehokone voi hävitä suorituskyvyssä uudemmalle halpamallille. Jossain kohtaa jopa modernimpi tabletti tai kännykkä pesee erillisen tietokoneen, tosin pienemmällä määrällä käytettäviä ominaisuuksia. Etenkin jos osallistujien määrä ylittää puolen tusinaa, voi pientä kenraaliharjoitusta pitää erittäin suositeltavana.

Poliittisia paneelikeskusteluja seuranneet tuntevat päälle puhumisen jalon taidon. Se on sekavaa kokoonnuttaessa samaan huoneeseen, mutta nettilähetyksessä se on täysi kaaos. Hallitse ja jaa puheenvuoroja, joko keskustelemalla tai tarvittaessa ylläpitäjän työkaluin. Varaudu siihen, että jonkun osallistujan lähetys pätkii jossain välissä. Älä jää pitkäksi aikaa sitä murehtimaan etenkään suorassa lähetyksessä vaan siirry eteenpäin.

Viimeinen vinkki lienee jokaiselle nettipalaveriin osallistuneelle jo painunut mieleen pysyvästi, mutta olkoon kertaus opintojen äiti: kun et puhu, pidä mikrofonisi mykistettynä. Tämä yksinkertainen tapa on kovaa vauhtia sijoittamassa itseään osaksi ihmisen ikiaikaisia perusvaistoja.

Varmista luvat, harkitse lähetysalustaa

Tekijänoikeuskorvauksissa pätevät pitkälti samat säännöt kuin fyysisten tapahtumien videoinnissakin. Epäkaupalliset toimijat voivat musiikin osalta hyötyä Teoston mediapienluvan käytöstä. Mikäli lisensoitua materiaalia käytetään ohjelmassa runsaasti, voi varautua suurten alustojen, kuten Youtuben kanssa tuttuihin ongelmiin. Tähän ei valitettavasti ole kriisiaikanakaan sen parempia ratkaisuja, vaikka pientä ylimääräistä joustoa on tehtykin. Lopulta alustat eivät voi vaikuttaa lisenssejä hallinnoivien lobbausorganisaatioiden toimintaan.

Vaihtoehtona on käyttää omaa lähetysalustaa. Työmäärä on huomattavasti valmiita videoalustoja suurempi, mutta tällöin kukaan kolmas osapuoli ei valvo TO-asioiden hoitamista tai katkaise lähetystä epäillyn rikkeen tapauksessa. Ylimääräinen työmäärä tulee siis paitsi tekniikasta, myös suuremmasta vastuusta huolehtia kaikki lupa-asiat ja niiden selvitykset omatoimisesti. Oman lähetysalustan voi vuokrata täysin valmiina palveluna useilta eri toimijoilta, siihen voi ostaa pilvilähetyskapasiteettia suurilta pilviyrityksiltä kuten Microsoftilta, tai sen voi rakentaa omalle palvelinalustalle. Budjetti, katsojamäärä, oma osaaminen sekä makuasiat ratkaisevat tähän oikean valinnan. Tärkeintä on tiedostaa mahdollisuuksia olevan reilusti.

Varmista verkon riittävyys

Suomi lienee maailman parhaita paikkoja toteuttaa verkkolähetyksiä, sillä nopean yhteyden saa lähes mihin vaan. Muutamalla pienellä tarkistuksella välttää yleisimmät sudenkuopat, jotka pahimmillaan johtavat lähetyksen pätkimiseen tai laadun vaihteluun.

Etenkin kotoa tehtävien lähetysten osalla varmista, että samaa verkkoyhteyttä ei käytetä lähetyksen aikana muuhun paljon kapasiteettia vaativaan toimintaan. Jätä siis Netflix- tai Youtube-sessio myöhemmälle, kuten myös isojen päivitysten lataus. Sopu mahdollisten yhteyttä jakavien perheenjäsenten kanssa on helpompi tehdä etukäteen.

Etenkin jos käytössä on mobiiliyhteys tai kodin laajakaista, varmista yhteyden vakaus myös kotoa verkkoon päin vaikkapa Speedtest-ohjelmalla. Tee testi pariin kertaan eri aikoina. Katso, voitko siirtää antennia sivummalle. Joskus kiinteää 4G-reititintä paremman tuloksen saa jakamalla yhteyden kännykästä, sillä kännykän voi sijoittaa fiksummin. Varmista, ettei kännykän akku lopu kesken, sillä yhteyden jako vie hurjasti virtaa.

Jos lähetysnopeus verkkoon ei koskaan putoa alle viiden megabitin sekunnissa, olet turvallisilla vesillä. Yli kymmenen megabitin vauhtia tarvitaan harvoin, paitsi jos ylläpidät omaa lähetysalustan palvelinta (ks. ed. kohta). Tällöin vaatimukset ovat aivan eri mittaluokissa.

Youtube ja muut lähetysalustat tarjoavat valmiita työkaluja yhteysnopeuden testaamiseen. Voit näillä avuin varmistaa yhteyden vakauden, vaikka jo useampaa päivää ennen lähetystä.

Taustalla paljon, edustalla vähän

Kaikella todennäköisyydellä käytät aika monenlaisia teknologisia ratkaisuja ja palveluita lähetyksesi toteuttamiseen. Se on hyvinkin perusteltua pinnan alla, mutta katsojille on syytä tarjota yhtenäinen kokemus.

Etäosallistuminen paneeli- tai muuhun keskusteluun voidaan toteuttaa lukuisin eri tavoin: Kaupallisista vaikkapa Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet tai avoimen lähdekoodin puolelta Jitsi Meet. Oikeaa vastausta ei ole, mutta valinta on syytä tehdä ajoissa. Jälleen kerran kyse on epätietoisuuden hälventämisestä: mikäli tarjoat ohjelmanpitäjälle valmiit vastaukset teknologiaan, siinä on hänelle vähemmän mietittävää. Jos ohjelmanpitäjä haluaa välttämättä toimia toisin, jousto kannattaa sallia.

Yleisön reaaliaikaiset kommentit voi toteuttaa joko videoalustalla suoraan (kuten Youtube) tai esimerkiksi moderoidulla Twitter-keskustelulla. Jälkimmäinen on suosittu tapa esimerkiksi Yleisradion lähetyksissä. Toki Twitterin voi korvata myös toisella ratkaisulla. Yleisön kommentit sopivissa kohdin suoraa lähetystä voivat piristää ja elävöittää tunnelmaa kaikille katsojille, kunhan välissä on moderointi, eivätkä kommentit näy taiteellisen sisällön päällä.

Lähetyksen viive voi johtaa tarpeeseen luoda useampia lähetysväyliä. Teknologiasta riippuen yleisö näkee tapahtumat 10-30 sekunnin viiveellä. Mikäli yleisön joukossa on ohjelmaan osallistuvia, jotka kutsutaan lähetykseen sen aikana, tämä viive voi luoda kohtuuttoman pöhköjä odotusvälejä lähetykseen. Tietyillä lähetystekniikoilla voi olla mahdollista tarjota rajatulle katsojajoukolle ns. ohituskaista, jossa viive saadaan painettua pariin sekuntiin.

Harjoitus tekee mestarin

Niin monta palasta kuin paketissa onkin, niistä jokainen on syytä testata huolella etukäteen. Tämäkään oppi ei ojaan kaada jatkonkaan varalta, sillä nettilähetyksistä on paljon iloa myös fyysisissä tapahtumissa. Myös hybriditilanteita tullee vielä pitkään vastaan: voit kenties pitää fyysisen tapahtuman, mutta ulkomaalaisia vieraita on vaikea saada. Nyt hankkimasi opit auttavat sinua toteuttamaan heidän virtuaalisen läsnäolon entistä paremmin.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: Tekniikka (osa 1)
>>> seuraava osa: Turvallisuus

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä ja seuraavassa osassa käydään läpi verkkolähetyksen teknistä toteutusta.

Verkkotapahtuman voi tehdä teknisesti äärimmäisen helposti tai sen voi viedä juuri niin pitkälle kuin mielikuvitus ja/tai budjetti kantaa. Muista, että teknologia on työkalu, kuin vasara. Se ei luo tapahtumaasi, se vain tarjoaa tavan sen toteuttamiseen. Älä tee tapahtumaa teknologia edellä.

Oikea ratkaisu kävijöille

Jos lähetät ohjelmasi Youtubessa, voit olla melko varma, että lähes jokainen pystyy sitä katsomaan ongelmitta. Jos lähetyskanava on jokin muu esimerkiksi tekijänoikeussyistä, varmista että kävijäkuntasi pääsee siihen helposti käsiksi. Pyri järjestämään mahdollisuus lähetyksen katsomiseen uudelleen jälkikäteen. Jos tämä mahdollisuus on rajattu, jälleen esimerkiksi TO-syistä, ilmoita tästä ennakkoon selkeästi.

Pyri suosimaan ratkaisuja, joissa rekisteröintejä uusiin kolmannen osapuolten palveluihin ei edellytetä ainakaan ohjelman seuraamiseksi. Jos kävijöilläsi on jo oletusarvoisesti tunnus tiettyyn palveluun esimerkiksi tapahtumasi lipunmyyntiä varten, pohdi voitko käyttää tätä samaa tunnusta nettitapahtuman osallistumiseen siltä osin, kun kirjautumista tarvitaan.

Pohdi mitä sosiaalisen medioiden palveluita kävijäsi käyttävät eniten ja mieti, voitko järjestää reaaliaikaisen kommentoinnin eli ns. virtuaaliaplodien jaon tähän palveluun. Jos järjestäjät ja kävijät ovat kovinkin eri palveluiden käyttäjiä, somepöhinä voi jäädä kovin pieneksi nettitapahtuman aikana ja se väkisinkin leikkaa tunnelmaa.

Investoi vähät resurssit tärkeimpiin

Ääni. Jos yhdellä sanalla pitäisi kuvailla tärkeintä nettilähetysten teknistä aspektia, se on tuossa. Mitkään propit, kamerajärjestelmät tai mukaansatempaavat nettipalvelut eivät auta, jos äänenlaatu on huono. Vastaavasti jos äänenlaatu on hyvä, se voi pelastaa muutoin kompastelevan lähetyksen, sillä ainakin ohjelmaa voi tällöin seurata. Nykymarkkinoilla hyvä äänenlaatu ei edellytä suuria investointeja, mutta huomiota siihen kannattaa kiinnittää. Puhuttaessa kuluttajatason ja –hintaluokan tekniikasta, yksi nyrkkisääntö vie pitkälle: luota langalliseen langattoman sijaan. Langaton äänen siirto kuluttajalaitteissa on suunniteltu puheluihin eikä lähetyksiin, siinä missä edukaskin langallinen mikrofoni voi pystyä erinomaiseen laatuun.

Kuvan osalta järkevää on vetää sopiva linja siihen, paljonko kuvanlaatua tarvitset. Huipputarkat 4K/UHD-lähetykset sujuvat nykyään jo monilla laitteilla, mutta se tuo harvoin mitään tuntuvaa etua hieman keveämpiin vaihtoehtoihin verrattuna. Koska katsojasi todennäköisesti ovat melko heterogeenisiä, erilaisin laittein ja erilaisin yhteysnopeuksin, voit aivan hyvin tehdä mielekkään kompromissin. Perustason teräväpiirto eli teknisesti 720p30 (tai p60) on lähtökohtaisesti täysin riittävä ja sen katselu sujuu laiskemmillakin yhteyksillä. Myös lähetysnopeus on kohtuullinen, tarkoittaen että lähetyksen voi suorittaa hitaammankin yhteyden perästä, kunhan yhteys on vakaa.

Mikäli rakennat yhtä tai useampaa lähetyssijaintia verkkotapahtumalle, eikä kaikki tapahdu ihmisten kotoa käsin, pieni taiteellinen silmä pelastaa. Pienet propit, koristeet, värit, kankaat, rollupit tai printit taustalle ovat edullisia tapoja luoda lisää persoonallisuutta ja ammattimaisuutta lähetykseen. Useamman kameran käyttö ja kuvakulmien vaihtelu luo myös pientä iloa sopivasti käytettynä. Lisäkameroihin ei tarvitse käyttää merkittäviä budjetteja, esimerkiksi käytöstä jo poistetut vanhat videokamerat voivat toimia apukameroina. Jopa kännykällä voi tehdä paljon.

Neuvoja kotistudioille

Vähänkin pidemmän sisällön tuottaminen sujuu aina parhaiten erikseen suunnitellussa yhteisessä nauhoitussijainnissa, oli se sitten sisätiloissa tai ulkona. Asioita on voinut harjoitella ja testata, siten löytäen jo ennalta ongelmat vaikkapa juuri äänen laadussa. Myös ohjelmanpitäjälle ns. valmiiseen pöytään astuminen on monin tavoin paljon helpompaa. Tässäkin asiassa matala kynnys vähentää epävarmuutta ja helpottaa osallistumista.

Koska osa sisällöstä kuitenkin tuotetaan kotistudioilta käsin, pyri tarjoamaan tähän neuvoja. Tarjoa tekniikkaa osaavan henkilön tavoitettavuutta kaikille apua tarvitseville. Kirjoita yksinkertaisia oppaita ja tarjoa mahdollisuutta harjoitteluun. Stressaavina aikoina on asteltava varoen, jotta avuliaat neuvot eivät ala tuntua liian vaativilta tai ahdistavilta. Varmista siis, että ohjeet ovat lyhyitä ja helppolukuisia.

Monesti ratkaisut ovat varsin yksinkertaisia. Voiko kotona kuuluviin äänilähteisiin vaikuttaa, löytyykö ehkäpä hiljaisempaa kellonaikaa? Onko kuvattava ikkunan edessä, jolloin taustavalo häiritsee, tai paistaako aurinko ilkeästi kasvoille? Onko mahdolliselle erilliselle mikrofonille vaihtoehtoisia sijainteja? Rakentavalla asenteella ja pienellä kokoelmalla helppoja vinkkejä voit auttaa kotistudion pitäjiä nostamaan tuotannon laatua huomattavasti. Improvisointi sujuu pienelläkin budjetilla. Valoa voi suunnata ammattiheijastimilla, mutta myös kartongilla. Kaikuja voi eliminoida ammattimaisella akustoinnilla tai vanhoilla petivaatteilla.

Todennäköisyys puhuu sen puolesta, että joukossa on jokunen kotistudion pitäjä, joilla on tekniikka hallussa. He saattavat myös arvostaa mahdollisuutta saada hyvinkin tekninen selvitys siitä, minkälaisessa muodossa toivot materiaalia ja miten sitä aiot käsitellä. Havaintoni mukaan ääni- ja kuvatekniikan virittelijät voivat jopa nauttia pienistä haasteista kriisiajan keskellä.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: uusia mahdollisuuksia
>>> seuraava osa: tekniikka jatkuu

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä ja edellisessä osassa käsitellään verkkotapahtuman tekemistä erillisenä tapahtumana.

Kenelle

Tämä on yksinkertainen asia, mutta siihen voi harkita pysähtymistä pieneksi hetkeksi. Verkkotapahtumasi on suunnattu mitä varmimmin samalle yleisölle kuin peruuntunut fyysinen tapahtumasikin. Pohdi kuitenkin kävijäkuntaa hetken ajan.

Jos käytettävissäsi on kävijäkyselyjä ja tietoa kävijöittesi iästä sekä muista tiedoista, pyri soveltamaan tätä verkkolähetyksen tyyliin. Käytä sellaisia verkkotyökaluja, joita kävijäsikin todennäköisesti käyttävät. Vaikka tekisit täysin erillisen ja erilaisen verkkotapahtuman, pyri vastaamaan sillä kävijöiden toiveisiin. Pidä mielessä ketkä tapahtumaa seuraavat ja katso asiaa heidän silmin, jos vain mahdollista.

Voit aina harkita kävijöiden aktivointia verkkotapahtuman osalta vaikka pienillä kyselyillä tai kommentoinnille avoimilla somejulkaisuilla. Kuten fyysisen tapahtumankin osalta, muista ylläpitää hypeä. Nostata vesi kielelle ennen varsinaisen aterian tarjoilua.

Keskimäärin verkkotapahtumaa seuraa pienempi määrä ihmisiä kuin mitä fyysiseen tapahtumaan heitä tulisi. Tähän on useitakin selityksiä. Toisaalta verkkotapahtuma ei tunnu niin suurelta jutulta kuin matkaaminen tapahtumapaikalle ja siten siihen ei innostuta samalla tapaa. Toisaalta moni ajattelee että sen voi joka tapauksessa katsella jälkikäteen kiinnostavilta osin, koska suoran lähetyksen katselusta ei ehkäpä koe saavansa sellaista etua kuin paikan päällä olemisesta. Lopulta ihmisten yleinen taisteluväsymys kriisin äärellä myös painaa.

Poikkeuksia edelliseen on, mutta keskimäärin verkko houkuttelee vähemmän yleisöä. Toisaalta, yleisö verkkotapahtumassa voi olla erityisen aktiivista, tapahtumasi ja harrastusaiheesi ydinyleisöä joille verkkolähetys on erityisen tärkeä kokemus. Huolehdithan siis, että kävijäsi kokevat olonsa tervetulleiksi myös verkossa.

Miten

Perinteinen tapahtuma kokoaa ihmiset saman katon alle päiväksi tai muutamaksi. Verkkotapahtumallakin on syytä olla tietty aika ja avainhetki, jolloin ohjelma esitetään. Sopivassa osassa ohjelmaa on hyvä olla ainakin jonkin asteen interaktiota yleisön kanssa, jotta ns. virtuaaliaplodit toteutuvat. Merkittävän osan voi kuitenkin taltioita ennalta, kunhan vaan voi luottaa sisällön pysymiseen valtionsalaisuutena esityspäivään asti.

Edelliseltä tieltä löytyy myös kompromissi. Oletetaanpa ohjelmanumeroksi vaikkapa luento tai paneelikeskustelu. Siihen on voitu kysyä ennalta yleisön kysymyksiä ja se on voitu toteuttaa nämä huomioiden hyvissä ajoin mukavassa sijainnissa, kaikessa rauhassa. Ohjelma voidaan lähettää nauhalta verkkoon haluttuna päivänä, mutta sen lopuksi voidaan pitää vielä pieni etäyhteyksin järjestettävä Q&A-tilaisuus. Näin pääosa ohjelmasta on voitu toteuttaa hyvin vapaamuotoisesti, mutta tilaisuus interaktiolle jää yhä. Mikään ei myöskään estä ottamasta yleisön live-kommentteja katsojien näkyville ohjelman lähetyksen aikana.

Yksinkertaisia ohjelmanumeroita voi rakentaa myös nimenomaan tietoisena kriisitilanteen yleisöön luomista poikkeusoloista. Kun asioita on pitänyt tehdä kotioloissa ja jopa yksin aiemman tiimityöskentelyn sijaan, se on voinut luoda melkoisen resurssipoolin toisaalta hyviä kysymyksiä, toisaalta niksipirkkamaisia villejä ideoita. Pelkästään tällaisten tilanteiden puiminen tietyn harrastuskentän aiheiden sisällä voi saada aikaan hyvin mielenkiintoista sisältöä, josta on iloa pitkäksikin aikaa.

Missä-kysymystä lähelle liippaa myös hajautetun toteutuksen malli. Ehkäpä ohjelman tuotannon voi jakaa pienemmille tiimeille, joista kukin toteuttaa omaa osa-aluettaan tietyssä sijainnissa, tietyllä porukalla? Keskitetystä toimintamallista voi luopua laajemminkin, kunhan välttämättömistä budjetti ym. kysymyksistä vaan sovitaan. Voit antaa sisällöntuottajille aiempaa vapaammat kädet toimia ja samalla rohkaista myös aiempaa enemmän uusia kasvoja mukaan. Hyvässä lykyssä sekaan löytyy muutama uusi nimi, joista on apua tulevina vuosinakin.

Kuka

Fyysisen tapahtuman järjestäjät ja sisällöntuottajat ovat toivon mukaan halukkaita osallistumaan myös verkkolähetyksen tekoon. Aina se ei kuitenkaan ole mahdollista ja joskus fyysiset välimatkat voivat myös rajoittaa tuttujen henkilövalintojen tekemistä. Ensimmäinen neuvoni on olla armelias. Moni on väsynyt, eikä intoa nettitapahtuman tekoon ole. Älä anna kieltäytymisen luoda kenellekään pahaa mieltä. Älä tiputa ketään kelkasta, vaan pidä lippu korkealla tulevaa, perinteistä tapahtumaa varten. Jos porukka on vähänkin suurilukuisempi, joukosta ja lähipiireistä löytyy varmasti myös niitä, jotka haluaisivat tulla kokeilemaan jotain uutta.

Nettitapahtuman tekeminen vaatii huomattavasti työtä ja vaivannäköä, jossain määrin jopa perinteistä tapahtumaa enemmän. Kaiken kaikkiaan kynnys on kuitenkin monelta osin matalampi. Pienempi budjetti, pienempi vastuualue ja pienempi liikkuvien osien määrä tarkoittaa poikkeuksellisen hyvää mahdollisuutta tarjota uusille ihmisille tilaa. Mahdollisuus kokeilla vastuullista tehtävää pienemmissä puitteissa voi tarjota tien tulevaan pienemmän paniikkikertoimen kera.

Järjestävästä organisaatiosta riippuu myös tekemisen mallin avoimuus. Joillekin tapahtumille on luontevaa ja mahdollisen sisällön yllätyksellisyyden vuoksi myös erittäin tärkeää tehdä toteutusta pienessä ryhmässä. Toisissa oloissa suunnittelemisen ja ehkä toteutuksenkin avaaminen suuremmallekin yleisöjoukolle voi olla uniikki mahdollisuus. Koska perinteisiä kokouksia ei kuitenkaan pidetä, vieraiden kutsumisen kynnys on poikkeuksellisen matala.

On myös melkoisen suuri todennäköisyys, että edustamasi harrastuskentän aktiiveissa on oma yhteisösi lisäksi myös muita toimijoita. Eri toimijoiden eri fyysiset tapahtumat ovat toimineet luonnollisena erottimena, mutta tätä rajaa ei tällä hetkellä ole. Voit aivan hyvin lähteä rakentamaan vaikka koko nettitapahtumaa yhdessä rakkaan kilpailijasi kanssa. Voit kenties löytää kumppaneita aivan eri puolelta kulttuurikenttää. Kyse voi olla myös pelastusrenkaan heittämisestä. Omalla tapahtumallasi voi olla hieman resursseja käytettävissä nettitapahtuman tuottamiseen, kun toinen saman aiheen tapahtuma on saattanut päätyä vararikon partaalle kriisin vuoksi.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: uusia mahdollisuuksia
>>> seuraava osa: tekniikka

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä ja seuraavassa osassa käsitellään verkkotapahtuman tekemistä erillisenä tapahtumana.

 Uusia mahdollisuuksia

Esitin yhtenä ajatusmallina verkkotapahtuman tekemiselle sen irtaantumisen perutusta tapahtumasta. Mitäpä jos siis tehtäisiinkin poikkeusolojen verkkotapahtumana jotain aivan muuta kuin mitä fyysisesti olisi tehty? Mielestäni tämä on hieman alikäytetty ajatusresurssi ja haluan käyttää hieman aikaa sen pohtimiseen eri kanteilta. Toki minkä tahansa ohjelmanumeron toteuttaminen ilman fyysistä kanssakäymistä on jo sinänsä haaste, mutta tätä voi mielestäni viedä pidemmälle. Esimerkkinä voivat toimia vaikkapa valtamediassa esitetyt satojen henkilöiden yhteiset lauluesitykset verkon yli. Siinä on täytynyt kehittää paljon uutta, ei ainoastaan siirtää tuttu asia sellaisenaan verkkoon.

Missä

Lähdetään liikkeelle sijainnista. Peruuntuneella tapahtumalla oli todennäköisesti yksi pääasiallinen tapahtumapaikka. Kenties olet ajan varrella oppinut käyttämään tiloja parhaalla mahdollisella tavalla ja tästä on syntynyt selkeitä toteutusformaatteja, joita hiot kerta kerralta paremmaksi. Nyt kaikki se oppi pitäisi laittaa hetkeksi piirongin laatikkoon. Kokeile tällaista: sen sijaan että kysyisit ”miten siirrämme tämän ohjelman muualle”, kysytkin ”missä ja miten olemme aina halunneet toteuttaa tämän ohjelman”. Anna mielikuvituksellesi tilaisuus. Leiju hetken aikaa pilvilinnoissa ja katso, josko jonkun pilven reunalta löytyisi toteutuskelpoinen idea.

Suomessa on tiettyjä resursseja, joiden hyötypotentiaali ohjelmantuotannossa on valtava. Ensimmäisenä on luonto. Sopisiko taustaksi metsä vai kenties kaupunkipuisto, eräjärvi vai arboretum? Esimerkiksi Yleisradio on toteuttanut ajoittain ajankohtaistuotannossaan kesästudioita eri paikkakunnilla ja pelkkä maiseman muutos voi luoda jopa yksinkertaiseen haastatteluun aivan uutta dynamiikkaa. Toki asian voi kääntää myös sisäänpäin ja pohtia tavallista olohuonetta vaihtoehtoisena toteutuspaikkana.

Toinen kotimainen huippuresurssi on mobiiliverkko. 4G ja 5G tuovat lähetystekniikan lähes jokaiselle eräjärvelle. Toki ohjelmaa voi tallentaa purkkiin myöhemmin lähetettäväksi, mutta varsin pienin ratkaisuin on järjestettävissä melkoisen tyylikäs suora kenttälähetys. Riskejä mobiiliverkkoon luottamisessa toki on, mutta hyvin suunniteltuna niitä voi pitkää melko pieninä.

Kolmas kotimainen erikoisresurssi ovat mökit. On aika hyvä todennäköisyys, että tekijäporukkaasi kuuluu useampikin henkilö, joilla on mökki käytettävissä sopivan sijainnin päässä. Voit saada käyttöösi mainion yhtälön täydellisestä luonnonläheisyydestä yhdistettynä toteutusta runsaasti helpottaviin lisäresursseihin, kuten suojattu sisätila ja useimmiten kiinteä sähkövirta.

Säävaraus on toki omiaan lyömään kapuloita rattaisiin, joten tietty joustovara on syytä jättää, eikä laittaa kaikkia munia yhden, kaukaa sovitun aurinkoisen päivän varaan. Monenlaisia lisäkuluja voi tulla, turvajärjestelyt on huomioitava vähintään kuljetusten osalta tarkkaan ja kenraaliharjoituksille on kahta kovempi tarve. Riskikartoitus on mielekästä tehdä alusta pitäen uudelleen. Vaikka liikkuvia osia on ilman yleisöä paljon vähemmän, ovat ne osat pitkälti uusia.

Avaran ulkotilan käyttäminen ohjelman toteutuksessa tuo tekemisen vaihtelun lisäksi piilotetun sanoman katsojille. Yleisölle, etenkin kansainväliselle sellaiselle, on avaran luonnon näkeminen todennäköisesti erittäin voimaannuttavaa jo ilmankin kriisiä ympärillä. Sinänsä turvallinen paikka neljän seinän sisällä voi olla ehkäpä liiankin tuttu ja turvallinen maisema katseltavaksi. Jokainen poikkeusoloista huolimatta järjestettävä kulttuuritempaus luo iloa katsojilleen. Sopiva tapahtumapaikka voi maksimoida tämän ilon.

Mitä

On turvallista lähteä liikkeelle tutuista ohjelmanumeroista ja sisällöistä, enkä ole tätä lähtökohtaa tuomitsemassa. Kannattaa tässäkin kohtaa kuitenkin tarjota itselleen tilaisuus unelmoida. Pohdi kaikkia niitä villejä ideoita, joita joskus on päässä pyörinyt. Mieti kaikkia irtiottoja, kaikkia hieman liian erilaisia malleja, joita ei ole voinut perinteiseen tapahtumakonseptiin laittaa tai joille ei ole ollut aikaa. Kohdeyleisösi on toki varmasti sama, mutta tutut kortitkin voi asetella lukuisiin eri järjestyksiin.

Poikkeustila on synnyttänyt ihmisissä ennennäkemätöntä solidaarisuutta. Olen havainnut tämän toimivan parhaimmillaan mainiona sillanrakentajana eri harrastusten osa-alojen välille. Tälle pohjalle voi olla mahdollista rakentaa niin suurempia kokonaisuuksia kuin myös uusia vertikaaleja. Tapahtumassasi on todennäköisesti useista eri asioista kiinnostunutta yleisöä, jotka eivät välttämättä kohtaa usein. Nyt kuilu näiden välillä on kenties kaventunut ja voit etsiä uusia sisältöjä yhdistämällä tekijöitä eri aihepiireistä. Sen ei tarvitse olla erityisen vakavaa tai analyyttistä. Kulttuurin ymmärryksessä syntyy yllättävän paljon ahaa-elämyksiä, kun saadaan asiaa pohtimaan aihepiirille uusi henkilö. Tuloksia tästä kohtaamisesta voidaan nauttia vielä pitkään.

Kilpailuiden ja esitysten säännöstöjä voi olla hyvä tarkastella luovalla katseella. Tiettyjä uusia vapautuksia voi kokeilla, toisaalta turvallisuusnäkökulmat voivat suosittaa uudenlaisia rajoituksia. Katso näitä läpi avoimin mielin ja muista, että yhden poikkeuksellisen tapahtuman ei tarvitse toimia suunnannäyttäjänä tulevaisuuteen. Joskus on turvallista vain kokeilla asioita, kunhan tämän ilmaisee selvästi myös yleisölle. Mikäli huomaat samojen ihmisten osallistuvan aina samoihin kilpailuihin, keksi jokin tapa rohkaista uusia osallistujia. Ehkäpä voittajan valintakriteereissä voisi kokeilla jotain toista painotusta koemielessä? Harrastus, joka ei lainkaan muutu ajan mukana, on todennäköisesti tuomittu kuihtumaan. Nyt voi olla paras hetki koittaa kepillä jäätä. Jos koe epäonnistuu, paluu vanhaan on erinomaisen helppoa fyysisten tapahtumien taas jatkaessa siitä mihin niissä jäätiin.

Jatkuu…

Tämä aihe jatkuu seuraavassa osassa vielä kysymyksillä kenelle, miten ja kuka.

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: raha
>>> seuraava osa: uusia mahdollisuuksia jatkuu

Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä osassa pohditaan peruskysymyksiä, jotka on hyvä miettiä jo toteutuksen alkuvaiheilla.

Muunnetaanko tapahtuma, tehdäänkö uutta?

Verkkotapahtuma fyysisen tapahtuman sijaan nähdään herkästi muunnoksena; pyritään tekemään verkkotuotantona mahdollisimman tarkkaan se mitä olisi tehty salissa, lavalla tai luokassa. Lähtökohdassa ei toki ole mitään väärää, mutta nähdäkseni se on vain yksi filosofia. Toinen hyvä kysymys on mittakaavassa, onko tarkoitus tehdä verkossa jotain yhtä suurta kuin paikan päällä, vai onko suuntana jotain pienempää.

Jatko ei tietenkään ole näin yksiselitteinen, mutta näitä kahta vastausparia pohtimalla ja linjan vetämällä saa jo huomattavasti selkeämmän lähtökohdan, jossa on vähemmän tilaa epätietoisuudelle.

Verkkotapahtuman filosofia:
a) Muutetaan peruttu tapahtuma verkkoon: Siirretään verkkoon mahdollisimman tarkkaan se, mitä olisi tehty fyysisessä tapahtumassa. Pyritään tekemään jokainen mahdollinen yksityiskohta samalla tapaa.
b) Tehdään erillinen verkkotapahtuma: Tehdään samalle yleisölle suunnattu, mutta erilainen tapahtuma verkossa. Mietitään vaihtoehtoisia toteutustapoja, ollaan valmiita tinkimään autenttisuudesta.

Verkkotapahtuman mittakaava:
a) Sama mittakaava: Viedään perutun tapahtuman tuotantoarvot verkkoon, pyritään toteuttamaan kaikki suuret ohjelmanumerot ja sisällöt.
b) Pienennys: Toteutetaan verkkoon tapahtuma selvästi pienemmällä mittakaavalla.

Katsotaanpa nyt näitä kaikkia vaihtoehtoja, etuja ja haittoja, vaatimuksia ja mahdollisuuksia.

Muutetaan tapahtuma verkkoon

Tässä mallissa lähdetään liikkeelle listasta ohjelmanumeroita, joita oli suunniteltu alkuperäiseen tapahtumaan. Jokaiselle, joka vain verkkoon mitenkään on siirrettävissä, etsitään toteutustapa, joka noudattaa alkuperäisiä lähtökohtia mahdollisimman hyvin. Sanoman ydin on korostaa harrastuksen jatkuvuutta ja turvallisuutta.

Eduksi voi laskea selkeän lähtökohdan. Suunniteltuja ohjelmasisältöjä voi katsoa yksi kerrallaan ja etsiä niille realistisen toteutustavan verkkoon. Paneelikeskustelu muuttuu nettipaneeliksi, luennot luennoidaan kotoa, kaikki verkon yli järjestettävissä olevat kilpailut ja show’t toteutetaan samoin palkinnoin ja mahdollisimman samoin säännöin. Samat aktiivit voivat pitkälti koordinoida toimintaa ja nettitekniikan hoitajien tehtäväksi jää toteuttaa varsin selkeästi tavoiteltu formaatti. Parhaimmillaan tapahtuma pystyy tarjoamaan lähes saman fiiliksen samalle yleisölle.

Haaste tulee herkästi talouden puolelta. Jos lipputulot ovat pääasiallinen tulonlähde, niitä on vaikea saada verkkotapahtumaan. Paikan päällä tehtävään tavaramyyntiin perustuvat sponsorisopimukset ovat myös poissa pelistä. Mielialat voivat olla matalalla, kuten aiemmin todettua ja moni sisällöntuottaja saattaa käpertyä peiton alle odottelemaan fyysisten kokoontumisten paluuta.

Tehdään erillinen verkkotapahtuma

Tässä mallissa fyysinen tapahtuma jää välistä tai lykkääntyy myöhemmälle, mutta alkuperäisen tapahtuman ajankohdalle tai sen lähelle halutaan tehdä jotain korvaavaa sisältöä. Lähdetään tyhjältä pöydältä etsimään saman teeman tuotantoja, sekä aivan uusia ajatuksia että tuttujen ohjelmanumeroiden uusia formaatteja. Sanoman ydin on korostaa harrastuksen luovuutta ja muuntautumiskykyä.

Eduksi voi laskea hyvän mahdollisuuden skaalata. Inspiraatio voi saada hieman uutta potkua mikäli moni tekijä näkee mahdollisuuden ajatella laatikon ulkopuolella. Perinteiset ratkaisut niin sijaintien kuin formaattien osaltakin voidaan unohtaa ja käyttää tilaisuutta kokeilla uusia asioita, ravistellen samalla tomuja ehkäpä liiankin tutuiksi käyneistä konsepteista. Parhaimmillaan tapahtuma pystyy tarjoamaan positiivisen suunnan eteenpäin edustamalleen harrastuskentälle ja rohkaisemaan uuden ajattelua.

Tässäkin talous on selvä haaste ja tekijäporukka voi vaatia muutoksia. Monelle muutos voi olla liian suuri ja niin inhimillinen inspiraatio kuin käytännön aika- ja muut rajoitteetkin voivat tulla vastaan. Paras lieneekin pohtia erillistä tapahtumaa osin erillisellä porukalla, tai ainakin eri työnjaolla.

Skaalan pohdinta

Oli toteutustavan filosofia mikä vaan, mittakaavasta on hyvä päättää. Raha on useimmiten tiukalla, joten on syytä varmistaa paljonko sitä voi turvallisesti käyttää ja onko mitään tulonlähteitä tiedossa. Yhtä tärkeää on pohtia mitä rahalla saa. Webbikameran ääressä istuminen ei mitään maksa, mutta kuluja alkaa tulemaan mikäli tarvikkeita pitää ostaa tai lainata, kuljetuksia järjestää, tekijänoikeuskorvauksia tilittää tai palkintoja hankkia. Jos tapahtumallasi on periaatteena kiittää vapaaehtoisia tekijöitä jollain tapaa, oli se sitten saunaillalla tai t-paidalla, on mielestäni rehellistä tiedostaa myös nettitapahtuman tekemiseen menevän reilusti aikaa ja kahvia.

Yksi tapa skaalan pohdintaan on jakaa eri toteutettavat verkkosisällöt/ohjelmanumerot eri tyyppisiin kategorioihin, tai laittaa niille avainsanoja.

Kategorioita voisivat olla vaikkapa:

1. Toteutetaan puhtaasti verkossa. Kukaan ei poistu kotoaan.
2. Toteutetaan helposti / maksutta saatavilla olevassa sijainnissa, johon asianomaiset pääsevät helposti.
3. Toteutetaan helposti / maksutta saatavilla olevassa, mutta logistiikkaa vaativassa sijainnissa.
4. Toteutetaan vuokrattavassa tai muutoin merkittäviä kuluja aiheuttavassa sijainnissa.

Skaalan pohdintaa helpottaviksi avainsanoiksi voi puolestaan miettiä eri sijaintipaikkoja, kustannusluokkia, ulkopuolisten tarvikkeiden tarvetta, tekijänoikeus- tai muita korvausmaksuja sekä muita välittömiä kuluja. Mahdollisesti avainsanoina voi jo tässä kohtaa käyttää tuotannon valmiusastetta, esimerkiksi onko ohjelmanumero kuinka lähellä valmista verkkoon, tai mitenkä paljon se edellyttää vielä työtä.

Mielestäni skaalan hyvin alustava pohdinta kannattaa tehdä melko lailla alussa. Tällä tavoin tiedät suunnilleen käytettävissä olevat resurssit ja voit palapelin elkein pohtia mitä kaikkea saat niihin mahtumaan.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: tuttuja ja uusia haasteita
>>> seuraava osa: raha

Koronaviruksen sulku yleisötapahtumille mahtui joillekin riskikartoitusten listoille, mutta eipä sitä kukaan vakavasti ottanut etukäteen. Tilanteen iskiessä minä ja monet muut tapahtumien järjestäjät pyrimme toimimaan parhaamme mukaan ja opimme siinä yhteydessä myös paljon sellaisista asioista, joiden emme kuvitelleet kuuluvan asiaan. Asiat, kuten viestintä ja raha olivat tuttuja, kun taas ihmisen mielen toiminta yllätti monet.

Tunnetut haasteet

Jotkut haasteista olivat paremmin tunnettuja jo ennalta. Tapahtuman peruuntuminen erinäisistä syistä on asia, johon on tutustuttu jo monelta osin. Raha-asioista on myös vaikea tiivistää yhtä parasta neuvoa, sillä se vaihtelee niin hurjasti tapahtuman luonteesta toiseen. En pyri suinkaan vähättelemään näitä ongelmia, mutta niiden käsittelyssä on melko vähän pandemiakriisille ominaisia osia. Kriisille ominaisia osia puolestaan käsittelen tarkemmin myöhemmässä kohdassa.

Myös viestinnän opeissa oli paljon tuttua. Monia harjoiteltuja kriisiviestinnän varautumisoppeja on käytettävissä nyt ja niihin nojaamalla voi pärjätä huonoista uutisista hieman vähemmällä. Ehkäpä eniten kertausta kaivannut asia on muistuttaa viestinnän selkeydestä. Tiedotteessa lipsuu etenkin tällaisena aikana herkästi sivuraiteille, kun oleellista on kertoa mitä nyt tapahtuu. Taustatarinoita voi availla sitten blogeissa tai nettikeskusteluissa, mutta tiedotteessa on hyvä päästä suoraan asiaan.

Verkkolähetysten toteuttaminen sinänsä on myös tuttu laji, mutta sen pelisäännöt muuttuvat kummasti pandemian alla. Perinteisessä verkkolähetyksessä sisältö tulee itse tapahtumapaikalta, kamerat ovat salissa keskellä yleisöä. Kamera on toki kamera ja mikrofoni on mikrofoni, mutta puitteiden täydellinen muutos vaikuttaa asiaan uusilla ja yllättävillä tavoilla. Mikäli nettitapahtuman tarkoitus on lähinnä paikata peruuntuneen tapahtuman tunnelmaa, on usein myös budjetti pieni murto-osa aiemmasta. Haaste on siis osin tuttu, mutta osin seilataan täysin uusilla vesillä.

Ihmisen mieli

Psykologiaa tuntevat ovat olleet kovassa kysynnässä eri medioissa pandemiakriisin aikana. En tokikaan lähde kisaamaan heidän kanssa tunteiden ymmärtämisestä, mutta havainnoista voin puhua. Kun ensimmäiset tapahtumien peruuntumiset tulivat julki, into tehdä korvaavaa toimintaa verkossa oli suurta. Ihmisten halu auttaa ja tehdä hyvää kriisin keskellä on otettu vastaan riemulla. Tunteiden todellisuus on kuitenkin vallannut ihmisiä nopeasti, jonka myötä lukuisia verkkotempauksia on jäänyt tekemättä tai myöhästynyt. Tämä on varmasti suurin ja tärkein oppimäärä mitä yleisötapahtuman järjestäjä on pandemiasta saanut ja siitä jää opittavaa tulevaankin.

Epätietoisuus ohjaa ihmistä. Se saa ihmisen käpertymään kotiinsa ja vie voimat inspiraatiolta. Se on täysin luonnollista, eikä se korjaannu käskemällä. Omalta osaltani voin todeta, että jouduin melko rajusti pakottamaan itseni verkkotapahtumien tekoon, saati sitten tämän kirjoittamiseen. En muista koskaan inspiraation olleen näin hukassa. En selvästikään ole yksin. Ihmiset ovat väsyneitä ja keskittymiskyky kohdistuu vain selviytymiseen, ei elämiseen. Tästä epätoivon suosta on kuitenkin mahdollista päästä eteenpäin ymmärtämällä, että epätietoisuus on sen keskiössä. Mitä enemmän voit täyttää tyhjiötä selvillä suuntamerkeillä, sitä tehokkaammin viet tilaa epätietoisuudelta. Kun voit näyttää selkeitä suuntamerkkejä, annat ihmisille mahdollisuuden kulkea niitä pitkin.

”Tehdään jotain kivaa netissä” on todella kaunis ajatus, mutta kovin monelle liian epämääräinen. Katsokaamme siis vaihtoehtoja.

 

Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: sarjan esittely
>>> seuraava osa: korvike vai vaihtoehto?