Conit verkkoon -blogisarja käsittelee yleisötapahtumien, kansankielellä conien, muuntautumista verkkotapahtumiksi koronakriisin keskellä. Uusi osa ilmestyy joka toinen päivä. Tässä ja edellisessä osassa käsitellään verkkotapahtuman tekemistä erillisenä tapahtumana.
Kenelle
Tämä on yksinkertainen asia, mutta siihen voi harkita pysähtymistä pieneksi hetkeksi. Verkkotapahtumasi on suunnattu mitä varmimmin samalle yleisölle kuin peruuntunut fyysinen tapahtumasikin. Pohdi kuitenkin kävijäkuntaa hetken ajan.
Jos käytettävissäsi on kävijäkyselyjä ja tietoa kävijöittesi iästä sekä muista tiedoista, pyri soveltamaan tätä verkkolähetyksen tyyliin. Käytä sellaisia verkkotyökaluja, joita kävijäsikin todennäköisesti käyttävät. Vaikka tekisit täysin erillisen ja erilaisen verkkotapahtuman, pyri vastaamaan sillä kävijöiden toiveisiin. Pidä mielessä ketkä tapahtumaa seuraavat ja katso asiaa heidän silmin, jos vain mahdollista.
Voit aina harkita kävijöiden aktivointia verkkotapahtuman osalta vaikka pienillä kyselyillä tai kommentoinnille avoimilla somejulkaisuilla. Kuten fyysisen tapahtumankin osalta, muista ylläpitää hypeä. Nostata vesi kielelle ennen varsinaisen aterian tarjoilua.
Keskimäärin verkkotapahtumaa seuraa pienempi määrä ihmisiä kuin mitä fyysiseen tapahtumaan heitä tulisi. Tähän on useitakin selityksiä. Toisaalta verkkotapahtuma ei tunnu niin suurelta jutulta kuin matkaaminen tapahtumapaikalle ja siten siihen ei innostuta samalla tapaa. Toisaalta moni ajattelee että sen voi joka tapauksessa katsella jälkikäteen kiinnostavilta osin, koska suoran lähetyksen katselusta ei ehkäpä koe saavansa sellaista etua kuin paikan päällä olemisesta. Lopulta ihmisten yleinen taisteluväsymys kriisin äärellä myös painaa.
Poikkeuksia edelliseen on, mutta keskimäärin verkko houkuttelee vähemmän yleisöä. Toisaalta, yleisö verkkotapahtumassa voi olla erityisen aktiivista, tapahtumasi ja harrastusaiheesi ydinyleisöä joille verkkolähetys on erityisen tärkeä kokemus. Huolehdithan siis, että kävijäsi kokevat olonsa tervetulleiksi myös verkossa.
Miten
Perinteinen tapahtuma kokoaa ihmiset saman katon alle päiväksi tai muutamaksi. Verkkotapahtumallakin on syytä olla tietty aika ja avainhetki, jolloin ohjelma esitetään. Sopivassa osassa ohjelmaa on hyvä olla ainakin jonkin asteen interaktiota yleisön kanssa, jotta ns. virtuaaliaplodit toteutuvat. Merkittävän osan voi kuitenkin taltioita ennalta, kunhan vaan voi luottaa sisällön pysymiseen valtionsalaisuutena esityspäivään asti.
Edelliseltä tieltä löytyy myös kompromissi. Oletetaanpa ohjelmanumeroksi vaikkapa luento tai paneelikeskustelu. Siihen on voitu kysyä ennalta yleisön kysymyksiä ja se on voitu toteuttaa nämä huomioiden hyvissä ajoin mukavassa sijainnissa, kaikessa rauhassa. Ohjelma voidaan lähettää nauhalta verkkoon haluttuna päivänä, mutta sen lopuksi voidaan pitää vielä pieni etäyhteyksin järjestettävä Q&A-tilaisuus. Näin pääosa ohjelmasta on voitu toteuttaa hyvin vapaamuotoisesti, mutta tilaisuus interaktiolle jää yhä. Mikään ei myöskään estä ottamasta yleisön live-kommentteja katsojien näkyville ohjelman lähetyksen aikana.
Yksinkertaisia ohjelmanumeroita voi rakentaa myös nimenomaan tietoisena kriisitilanteen yleisöön luomista poikkeusoloista. Kun asioita on pitänyt tehdä kotioloissa ja jopa yksin aiemman tiimityöskentelyn sijaan, se on voinut luoda melkoisen resurssipoolin toisaalta hyviä kysymyksiä, toisaalta niksipirkkamaisia villejä ideoita. Pelkästään tällaisten tilanteiden puiminen tietyn harrastuskentän aiheiden sisällä voi saada aikaan hyvin mielenkiintoista sisältöä, josta on iloa pitkäksikin aikaa.
Missä-kysymystä lähelle liippaa myös hajautetun toteutuksen malli. Ehkäpä ohjelman tuotannon voi jakaa pienemmille tiimeille, joista kukin toteuttaa omaa osa-aluettaan tietyssä sijainnissa, tietyllä porukalla? Keskitetystä toimintamallista voi luopua laajemminkin, kunhan välttämättömistä budjetti ym. kysymyksistä vaan sovitaan. Voit antaa sisällöntuottajille aiempaa vapaammat kädet toimia ja samalla rohkaista myös aiempaa enemmän uusia kasvoja mukaan. Hyvässä lykyssä sekaan löytyy muutama uusi nimi, joista on apua tulevina vuosinakin.
Kuka
Fyysisen tapahtuman järjestäjät ja sisällöntuottajat ovat toivon mukaan halukkaita osallistumaan myös verkkolähetyksen tekoon. Aina se ei kuitenkaan ole mahdollista ja joskus fyysiset välimatkat voivat myös rajoittaa tuttujen henkilövalintojen tekemistä. Ensimmäinen neuvoni on olla armelias. Moni on väsynyt, eikä intoa nettitapahtuman tekoon ole. Älä anna kieltäytymisen luoda kenellekään pahaa mieltä. Älä tiputa ketään kelkasta, vaan pidä lippu korkealla tulevaa, perinteistä tapahtumaa varten. Jos porukka on vähänkin suurilukuisempi, joukosta ja lähipiireistä löytyy varmasti myös niitä, jotka haluaisivat tulla kokeilemaan jotain uutta.
Nettitapahtuman tekeminen vaatii huomattavasti työtä ja vaivannäköä, jossain määrin jopa perinteistä tapahtumaa enemmän. Kaiken kaikkiaan kynnys on kuitenkin monelta osin matalampi. Pienempi budjetti, pienempi vastuualue ja pienempi liikkuvien osien määrä tarkoittaa poikkeuksellisen hyvää mahdollisuutta tarjota uusille ihmisille tilaa. Mahdollisuus kokeilla vastuullista tehtävää pienemmissä puitteissa voi tarjota tien tulevaan pienemmän paniikkikertoimen kera.
Järjestävästä organisaatiosta riippuu myös tekemisen mallin avoimuus. Joillekin tapahtumille on luontevaa ja mahdollisen sisällön yllätyksellisyyden vuoksi myös erittäin tärkeää tehdä toteutusta pienessä ryhmässä. Toisissa oloissa suunnittelemisen ja ehkä toteutuksenkin avaaminen suuremmallekin yleisöjoukolle voi olla uniikki mahdollisuus. Koska perinteisiä kokouksia ei kuitenkaan pidetä, vieraiden kutsumisen kynnys on poikkeuksellisen matala.
On myös melkoisen suuri todennäköisyys, että edustamasi harrastuskentän aktiiveissa on oma yhteisösi lisäksi myös muita toimijoita. Eri toimijoiden eri fyysiset tapahtumat ovat toimineet luonnollisena erottimena, mutta tätä rajaa ei tällä hetkellä ole. Voit aivan hyvin lähteä rakentamaan vaikka koko nettitapahtumaa yhdessä rakkaan kilpailijasi kanssa. Voit kenties löytää kumppaneita aivan eri puolelta kulttuurikenttää. Kyse voi olla myös pelastusrenkaan heittämisestä. Omalla tapahtumallasi voi olla hieman resursseja käytettävissä nettitapahtuman tuottamiseen, kun toinen saman aiheen tapahtuma on saattanut päätyä vararikon partaalle kriisin vuoksi.
Blogissarjan selaus:
<<< edellinen osa: uusia mahdollisuuksia
>>> seuraava osa: tekniikka
