Osana työnkuvaani vastaan myös etäkäytön arkkitehtuurista noin parin sadan hengen yrityksessä, jossa noin puolet työstä on toimistotyötä (=etätyökelpoista). Halusin koota muutamia havaintoja ja vinkkejä viimeisen parin viikon ajalta. Väitän tietäväni mistä puhun, mutta en tietenkään väitä että samat pätevät jokaiseen henkilöön, firmaan tai tilanteeseen.
Monia polkuja
Vähänkin suuremmalla yrityksellä on todennäköisesti dataa useassa sijainnissa, pilvessä ja paikan päällä, jolloin yksi yleisavain jokaiseen etäkäyttötarpeeseen ei välttämättä riitä. On se vakioratkaisu vakioläppäreille, ihmisille jotka matkustavat muutoinkin, mutta entäs ne muut? Graafisen työn tekijällä voi olla pöytäkone joka ei helposti liiku, lainaläppäristä loppuvat tehot, joten katsotaan mitä hän voisi tehdä kotikoneellaan. Eliminoi ensin ne, joille on jo ratkaisu / ilmiselvästi helposti otettavissa käyttöön. Lajittele muut sitten eri tarvetyyppeihin ja lähde pohtimaan tältä pohjalta. Jos yksi palanen ei näytä sopivan joka rakoon, älä työnnä sitä väkisin.
Jousta periaatteistasi
On yleistä, että monet periaatteet rajaavat mitä yrityksen resursseja, tai etenkin käyttöoikeuslisenssejä voi luovuttaa kotikoneille. Kriisitilanteessa ole valmis joustamaan tästä. Ainakin itse nukun yöni paljon paremmin kun voidaan vähän laajentaa tietoturvaohjelmien lisenssipoolia, ja antaa siitä jokaiselle joka käyttää omalla kotikoneellaan etäkäyttöä. Periaatteellinen aita voi olla hurjan korkea, kustannusaita hyvinkin matala. Tässä esimerkissä tietoturvakriisi kesken kovimman etätyökauden voisi olla melko tuhoisa.
Kertaus: läppärit kannattaa omistaa
Nykyään on hyvin trendikästä ostaa melkein mitä vaan tietotekniikkaa palveluna. Se on joskus fiksua erikoisemmissa laitteissa, osastotulostimissa, neukkariratkaisuissa, tietoverkoissa, mutta keskimäärin pölvästin hommaa läppäreissä. Tämän tarinan firmassa kyllä vaihdetaan läppäreitä kolmen vuoden välein, mutta sen jälkeen ne menevät vähemmän kriittiseen käyttöön ja osa edelleen lahjoituksina. Sen ansiosta uusille etäkäyttäjille löytyi vino pino läppäreitä edullisesti. On lukuisia tapoja, jolla voit ehdottoman turvallisesti luopua osasta käytettyjä läppäreitä käyttöiän päätyttyä ja pieni matematiikka osoittaa 36 kuukauden vuokrahinnan ylittävän ostohinnan + teoreettisen korkovaikutuksen reippaasti. Säästä rahat ja jätä joustovara.
Pienen budjetin improvisointia
Nyt ei ole se aika, kun IT-osaston kannattaa kertoa pomolle mitä hienoja laitteita, sopimuksia tai järjestelmiä voisi ostaa etäkäytön kehittämiseksi. Tietotekniikka on mahdollisuuksien ala ja nyt on alamme tehtävä osoittaa että pidämme haasteista. Käännä kiviä ja etsi tapoja toteuttaa tarpeista leijonaosa ilman hankintoja. Improvisoi, sovella, ymmärrä että on kyseessä ohimenevä tilanne. Suojaa samalla omaa työtäsi osoittamalla, että IT-osasto säästää kuluja, ei aiheuta niitä. Toki joitain hankintoja lienee tehtävä, mutta ison osan voi hetkellisesti kiertää. Tällaisen kriisin aikana ei kukaan kylve rahassa.
Pienet, ei niinkään isot tarpeet
Etäkäyttöympäristöstä saa toki hienomman uusilla huonekaluilla ja isoilla näytöillä, mutta noin 25 euron budjetilla saat peruslaadukkaan hiiren ja tyydyttävät headset-kuulokkeet puheluita varten. Niillä tekee jo paljon. Moni koti on äänekäs ympäristö jolloin kuulokkeet pitävät huolen että puhelutkin sujuvat. Toki joissain oloissa niihin voi haluta investoida enemmänkin. Ja näytöt – niin, ethän ole niitä liisannut? Neukkarit ovat nyt turhia, ehkä jotkut muutkin tilat. Löytyisikö niistä, ettei tarvi kaupoilla käydä? Neukkareista voi lainata etätyöläisille myös neukkarikaiuttimia ”ufoja” puheluita helpottamaan.
Ystävällisyys myy hyvin
Moni henkilö joutuu nyt etätöihin ensi kertaa. Heillä on paljon uutta opittavaa henkisesti ja teknisesti. IT-tuki on yksi paikka joka voi helpottaa huolia ihan yksinkertaisesti tekemällä yhä helpompia, kuvallisia ohjeita ja viestimällä pehmeästi. IT:llä on melkoinen kiire, mutta ei se ole mikään syy olla olematta erityisen ystävällinen ja rohkaiseva nyt. Osoita olevasi osa ratkaisua. Myötätunto mahtuu myös teknologian avustamiseen eikä vuosikymmeniin ole ollut näin helppoa olla niin hyvä ihminen toiselle, jolla on huolia.
Suutarin lapsen kengT
IT-ammattilainen, muista myös huolehtia itsestäsi. Päivät voivat olla pitkiä, haasteet melkoisia, mutta haluat pitää itsesi terveenä. Varmista myös oman etätyösi edellytykset. Käy metsälenkillä päivittäin. Syö ja juo. Kysele kollegankin kuulumisia.
